Communications unifiées

Ce que vous devez savoir sur la voix et les systèmes de conférences

Combiner les systèmes de voix et de données de votre entreprise vous permet de rester plus facilement en contact et de partager les informations. En unifiant le réseau téléphonique et informatique de votre entreprise, les collaborateurs d'une équipe peuvent facilement se trouver, où qu’ils soient, et les clients et prospects peuvent être rapidement dirigés vers les meilleures ressources.
A mesure que votre entreprise prend de l’ampleur, la technologie de communication basée sur IP vous permet d’accueillir de nouveaux employés, d’ajouter des bureaux à distance et des télétravailleurs en fournissant un minimum d’efforts et à moindres coûts. A chaque étape, votre équipe dispose des outils de communication dont elle a besoin afin de contribuer à la réussite de votre entreprise.

Unifiez tous vous outils

Afin de comprendre ce que sont les communications unifiées, réfléchissez à tous les outils que votre entreprise utilise actuellement : système téléphonique d’entreprise, téléphone portable, fax, Internet, messagerie vocale… Cette liste n’est sans doute pas exhaustive. Puis pensez à toutes les applications de productivité que vous utilisez : calendriers, clients de conférence et de réunion, e-mail et messagerie. Désormais, au lieu d'avoir des outils séparés et distincts, ceux-ci travaillent tous ensemble dans le cadre d’une solution unique qui permet plus facilement de :

• Organiser des réunions à distance à l'aide de la technologie audio, vidéo ou web
• Aider les membres d’une équipe à entrer en contact immédiatement, ce qui supprime les chassés-croisés téléphoniques
• Accéder aux technologies clés via des appareils sans fil
• Diriger les clients vers la bonne personne, au bon moment
• Permettre aux employés de travailler depuis n'importe quel endroit
• Accueillir et intégrer facilement de nouveaux employés : vous économisez ainsi du temps et de l'argent
• Protéger votre entreprise des pirates, virus et autres risques liés à la sécurité
Voici comment fonctionnent ensemble les différentes parties d'un système de communications unifiées (doté de fonctionnalités de voix et de conférence) afin de rendre tout cela possible.

Téléphonie IP

Service téléphonique - comprenant des fonctionnalités de tonalité, transfert, mise en attente, conférence téléphonique et autres fonctions standard - connecté via votre réseau de données. Les employés peuvent transférer des appels vers chaque individu de l'entreprise, quel que soit l'endroit où il se trouve. Les télétravailleurs ont accès à l'ensemble des services téléphoniques via une connexion sécurisée sous Réseau Privé Virtuel (Virtual Private Network, VPN) au bureau.

Logiciels

Les logiciels de voix et de conférence permettent à vos employés de mettre facilement en place des conférences téléphoniques afin d'organiser des réunions, partager des présentations, se voir via la conférence vidéo, et s'envoyer des messages instantanés, pour ne citer que quelques exemples. Tout cela devient possible grâce à une interface unique et facile à utiliser.

Solutions de présence

Plus de chassé-croisé téléphonique ni de temps perdu passé à tenter de joindre quelqu'un qui n'est pas à son bureau. Les applications de « présence » (qui fournissent le statut en temps réel des personnes disponibles en ligne) vous permettent de vérifier la disponibilité, la situation géographique et les coordonnées d'un collaborateur, en temps réel.

La messagerie unifiée

Imaginez recevoir tous vos e-mails, vos messages vocaux, et vos fax sur la boîte de réception de votre e-mail. C’est ce que vous offre la messagerie unifiée, vous permettant de rester facilement connecté aux outils que vous utilisez chaque jour.

Les conférences Rich Media

Les solutions de conférences permettent aux collaborateurs et aux équipes à distance d'organiser des conférences basées sur la voix, la vidéo, le web ou la combinaison des trois. L’outil de conférences Rich Media permet d'organiser des réunions dans lesquelles tout le monde peut participer facilement et ainsi mieux collaborer.

Que sont les communications unifiées ?

Les communications unifiées (Unified  Communications, UC) sont une nouvelle architecture technologique dans laquelle sont intégrés des outils de communication, de sorte que les entreprises et les individus peuvent gérer toutes leurs communications via une seule entité au lieu de plusieurs. Pour résumer, les communications unifiées comblent le fossé existant entre la VoIP et d'autres technologies de communication liée aux ordinateurs.
Les communications unifiées assurent également un meilleur contrôle d’importantes fonctionnalités, à l’instar de la présence et des services de numéro unique, comme expliqué ci-dessous.

Le concept de présence

La présence, c’est la disponibilité et la volonté d'une personne à communiquer. Un exemple simple : la liste d'amis de votre messagerie instantanée. Lorsque vos amis sont en ligne (ce qui signifie qu'ils sont disponibles est prêts à communiquer), votre messagerie instantanée vous indique que c’est le cas. La présence peut également être améliorée afin de montrer où vous vous trouvez et comment (car nous parlons de l'intégration de nombreux outils de communication) vous pouvez être contacté. Par exemple, si l'un de vos amis n'est pas dans son bureau, ou ne se trouve pas devant son ordinateur, votre messagerie instantanée ne peut vous permettre de le contacter, à moins qu’elle n’intègre d'autres technologies de communication, comme l'appel PC vers téléphone. Grâce aux communications unifiées, vous savez désormais où votre ami se trouve et comment vous pouvez le contacter… Toutefois, uniquement s’il souhaite partager ces informations.

Service de numéro unique

Bien que votre présence puisse être suivie et partagée grâce aux communications unifiées, il peut cependant être impossible de vous contacter si votre point d'accès (une adresse, numéro etc.) n'est pas disponible ou inconnu. Imaginez maintenant qu’il existe cinq manières de vous contacter (téléphone, e-mail, paging, etc.). Pensez-vous que vos contacts aient envie de conserver ou de connaître cinq informations différentes simplement pour pouvoir vous contacter à tout moment ? Grâce aux communications unifiées, vous pouvez (idéalement maintenant) disposer d’un point d'accès unique (un numéro) par lequel les personnes peuvent vous contacter, qu'elles utilisent leur messagerie instantanée sur leur PC, leur softphone, leur téléphone IP, leur e-mail etc. L’un des exemples d’un tel service basé sur le softphone est VoxOx, dont le but est d’unifier tous vos besoins en termes de communication. Par ailleurs, le meilleur exemple de services de numéro unique est Google Voice.

Système de téléphone pour petits bureaux : simple et économique

La technologie de système de téléphone pour petits bureaux propose aujourd'hui bien plus qu'une simple tonalité au bout du fil.

Aujourd'hui, un système de téléphone pour petits bureaux s’impose de plus en plus dans le réseau convergent : un réseau Internet Protocol (IP) qui associe parfaitement la voix, les données, la conférence vidéo, le sans fil, la messagerie instantanée et d'autres outils et applications de communication essentiels à l'entreprise.
Un système de téléphone pour petits bureaux basé sur un réseau convergent rend les communications d'entreprises basiques ou sophistiquées moins coûteuses, qu'il s'agisse d'une petite entreprise ou d'un petit bureau situé dans une entreprise plus importante.

Comment un système de téléphone pour petits bureaux basé sur IP permet-il de réaliser des économies

• Avec un système de téléphone pour petits bureaux basé sur un réseau IP, vous ne gérez plus qu’un unique réseau, ce qui est moins coûteux et plus efficace que de gérer des réseaux séparés.
• Un système de téléphone pour petits bureaux permet à votre entreprise d'économiser de l'argent sur les frais de longue distance : vous pouvez utiliser votre réseau de données afin de passer des appels nationaux et internationaux à des tarifs extrêmement bas.
• Un système de téléphone pour petits bureaux permet de réduire les coûts de déplacement ou de changement de numéro de ligne directe.
• Vous gagnerez ainsi du temps et par conséquent de l'argent lorsque vous ajouterez un nouveau site ou accueillerez un nouvel employé.

Autres avantages d'un système de téléphone pour petits bureaux

• Facilité d'utilisation : pour les employés, un système téléphonique basé sur IP peut être tout aussi simple à utiliser qu'un téléphone fixe classique, en offrant cependant plus de fonctionnalités et de capacités.
• Accès depuis n'importe où : votre système de communication / de téléphone est disponible pour les employés partout où ils disposent d’une connexion Internet haut débit. Cela permet aux employés d’être plus productifs et de collaborer plus facilement, ce qui contribue à une prise de décision rapide.
• Amélioration du service client : avoir partout accès à un système de communication / de téléphone vous permet de mieux servir vos clients.
• Les appelants sont moins à même d'errer dans les menus de messagerie vocale ou d'être mis en attente, ce qui permet d'améliorer la fidélité du client et les bénéfices.

 
En quoi les communications unifiées peuvent-elles être utiles ?

Voici quelques exemples de l'utilité des communications unifiées :

• Les personnes qui privilégient les connexions mobiles peuvent rester connectées à leurs softphones ou leurs casques sans fil IP lorsqu'ils sont en dehors du bureau ou à la maison.
• Les entreprises peuvent réduire de manière considérable les coûts de logement des collaborateurs, en leur permettant de travailler depuis chez eux. En outre, il est possible d’accéder au personnel étranger sans coûts supplémentaires ni délais habituels liés à la distance géographique.
• Les appels de conférences web et vidéos permettront une meilleure interactivité et ainsi une meilleure productivité, réduisant par là même les coûts de déplacements et de télécoms.
• Vous-même, en tant qu'individu ou entreprise, aurez moins d'abonnements auprès de différentes sources et aurez donc moins de factures à payer, car vous serez à même d'obtenir tous les services auprès d'un seul fournisseur, et être contacté via un numéro unique.

Systèmes de téléphone pour PME, le guide de l'acheteur :

Les systèmes de téléphone pour PME sont disponibles dans une grande variété de configurations, offrant ainsi une gamme en constante évolution de fonctionnalités et d'avantages. Les systèmes de téléphone pour PME les plus avancés d'aujourd'hui sont pris en charge par les réseaux Internet Protocol (IP), ces mêmes réseaux étant utilisés par de nombreuses PME afin de relier les employés, les appareils et les ressources d'information.
Mais comment choisir parmi l'ensemble de systèmes de téléphone pour PME disponibles actuellement ? Et quelle est la meilleure façon de déployer un système de téléphone pour votre entreprise ?

Il existe de nombreux points à prendre en considération lorsque vous évaluez et implémentez les systèmes téléphoniques des PME.

1. Comprenez les besoins de vos utilisateurs. Les systèmes de téléphone pour PME peuvent donner aux collaborateurs les outils dont ils ont besoin afin d'être efficaces. Votre personnel a-t-il besoin d'un accès facile aux outils de conférence Rich Media ? Les collaborateurs ont-ils besoin d'un numéro de téléphone capable d'appeler simultanément plusieurs appareils ? Il est important de connaître les outils dont votre personnel a besoin, cela vous permettra de choisir judicieusement parmi les différents systèmes de téléphone pour PME. Parmi les fonctionnalités et capacités à considérer se trouvent les suivantes :
• Conférences vidéo
• Softphones mobiles, afin d'utiliser un ordinateur en tant que téléphone
• Standard automatique
• Pager et intercom
• Technologies de présence : il s’agit de la capacité à identifier rapidement les personnes, au sein de votre organisation, disponibles à un moment donné, ainsi que la meilleure façon de les contacter
• Téléphones IP sans fil, permettant aux collaborateurs d'accéder aux données et d'être facilement joignables, même s'ils se déplacent sur la surface de vente, l'entrepôt ou un autre site
• Intégration au système de gestion de la relation client (customer relationship management, CRM)
• Messagerie unifiée, avec notification par e-mail, SMS ou téléphone
2. Préparez-vous au changement. Les systèmes de téléphone pour PME d'aujourd'hui permettent aux collaborateurs de faire des choses auparavant impossibles, ce qui peut modifier la façon dont les transactions commerciales quotidiennes sont menées. Par exemple, à l'aide des téléphones IP sans fil, le personnel de votre surface de vente peut rapidement vérifier si un article est disponible en stock dans votre entrepôt, sans jamais avoir à laisser le client.
3. Discutez avec votre conseiller de confiance. Consultez Azlan afin de vous assurer que les fonctionnalités et les capacités de votre système de téléphone vous permettront d'atteindre les objectifs commerciaux à court et moyen terme de votre entreprise.

Ce que comprennent les communications unifiées

Voici une liste des éléments les plus courants fournis par les communications unifiées :

• Messagerie unifiée et services multimédia
• Cela inclut la communication voix sous toutes ses formes, la messagerie vocale, les e-mails, les fax et autres éléments multimédias comme les images, les animations, les vidéos, etc.
• Communication en temps réel
• Avec les systèmes de communication en temps réel, le traitement et la réponse sont immédiats après la saisie. Les exemples sont les conférences, la sélection d'appels, la messagerie instantanée, le paging, etc.
• Services de données
• Cela comprend la fourniture d'informations telles que les données web, les services en ligne etc.
• Transactions 
• Cela couvre les transactions effectuées en ligne, via le web par exemple, comme le commerce électronique, les applications d'entreprise, les services bancaires en ligne etc.

Questions fréquentes sur les communications unifiées

Puis-je utiliser les téléphones existants ?

Cela dépendra de leur type et de leur âge, toutefois les téléphones doivent généralement être modernisés. Afin de vous aider à mettre à jour votre système, Cisco vous propose un programme attractif de reprise, afin que vous disposiez de différentes options pour vous aider à mettre en place ce changement.

Puis-je utiliser mon fax existant ?

Oui, vous pouvez connecter votre fax existant au SBCS.
De plus, SBCS propose une solution logicielle de fax, grâce à laquelle chaque employé possède son propre numéro sans avoir besoin d'installer un télécopieur ou une ligne de téléphone supplémentaire. Les fax peuvent être envoyés et reçus directement via l'ordinateur, engendrant ainsi une économie de temps et permettant de faciliter le stockage d'informations.

Puis-je passer des appels gratuits via Internet ?

Vous pouvez mettre en place le portail Skype afin de passer vos appels via votre propre réseau. Ceci représente de grandes économies de coûts pour les employés travaillant sur le terrain, depuis chez eux ou entre plusieurs bureaux, en appelant par IP via le VPN au lieu d’utiliser des lignes de téléphone classiques.

Le nouveau système sera-t-il capable d’assurer toutes les fonctions de mon système actuel ?

Bien entendu, SBCS prend en charge la plupart des fonctionnalités proposées par les téléphones classiques. En outre, comme Cisco est un leader mondial d'aide aux entreprises à tirer profit des technologies afin de devenir plus compétitives, SBCS propose de nombreuses applications de valeur qui ne vous sont sans doute pas proposées par votre système actuel.

Changer le système de téléphone, c’est tout simplement trop cher

Habituellement, c'est effectivement le cas. Cependant, l’efficacité supplémentaire que vous pouvez obtenir en mettant à jour votre technologie aux standards actuels fait que ce changement est à prendre sérieusement en considération. Nous pouvons également faciliter ce changement en termes de budget via l'option de leasing Cisco Capitals 0 %. Le financement EasyVoice est conçu afin d'aider les PME à accéder aux dernières technologies